Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách tư pháp và chuyển đổi số, số hóa cơ sở dữ liệu nhằm hiện đại hóa hoạt động tư pháp, tăng tính minh bạch, đồng thời bảo đảm an toàn dữ liệu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, VKSND khu vực 7 - Hưng Yên tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong công tác quản lý, theo dõi các vụ án hình sự đang tạm đình chỉ điều tra.
Công tác “quản lý án tạm đình chỉ” trong thời gian qua là khâu dễ “tắc nghẽn” trong thực hành quyền công tố và kiểm sát điều tra, giải quyết án hình sự. Sau sáp nhập, thực hiện hệ thống Viện kiểm sát nhân dân 3 cấp, Viện kiểm sát nhân dân khu vực 7 - Hưng Yên tiếp nhận, quản lý 86 vụ án hình sự/16 bị can đang tạm đình chỉ điều tra (của 2 Viện kiểm sát nhân dân huyện Thái Thụy và Đông Hưng cũ), trong đó có cả những vụ án tạm đình chỉ từ trước năm 2011. Số vụ án tạm đình chỉ nhiều, tính chất đa dạng, ở tất cả các lĩnh vực (trị an, sở hữu, kinh tế…), thời gian kéo dài nhưng chỉ được theo dõi, quản lý bằng sổ tay hoặc các bảng Word đơn lẻ hoặc file Excel đơn giản, chưa thống nhất, đã bộc lộ rõ hạn chế của phương thức quản lý thủ công trước đây. Mỗi Kiểm sát viên được phân công giải quyết, theo dõi riêng từng vụ việc, tuy nhiên vẫn có Kiểm sát viên chưa thực sự quan tâm đến công tác này. Khi cần tổng hợp báo cáo hoặc rà soát toàn diện, cán bộ phải lục tìm lại từng hồ sơ giấy, đối chiếu sổ sách, vừa mất thời gian vừa tiềm ẩn nguy cơ bỏ sót vụ án gần hết thời hiệu hoặc đến hạn phục hồi.
Thực tiễn đó đặt ra yêu cầu phải có một công cụ điện tử đủ đơn giản để cán bộ nào cũng sử dụng được, nhưng đủ thông minh để “nhắc việc”, cảnh báo những mốc thời hạn quan trọng trong quá trình giải quyết án tạm đình chỉ. Thực hiện chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị, bộ phận hình sự của Viện kiểm sát nhân dân khu vực 7 - Hưng Yên đã xây dựng và áp dụng sáng kiến “Ứng dụng phần mềm Excel trong theo dõi án tạm đình chỉ”, lấy chính dữ liệu 86 vụ/16 bị can đang tạm đình chỉ làm nền tảng thực nghiệm.
Bảng Excel được thiết kế theo hướng khoa học, dễ sử dụng, gồm đầy đủ các trường thông tin nhận dạng và theo dõi tiến độ vụ án như tên vụ án, tội danh, điều luật áp dụng, quyết định khởi tố, cơ quan ra quyết định, ngày tạm đình chỉ, căn cứ tạm đình chỉ, lý do tạm đình chỉ. Bên cạnh đó, bảng Excel còn ghi nhận Kiểm sát viên được phân công phụ trách, khu vực phụ trách, ghi chú ngắn gọn về hướng xử lý hoặc đề xuất của Kiểm sát viên đối với từng hồ sơ.
Điểm nổi bật của sáng kiến là dữ liệu phục vụ trực tiếp cho việc quản lý thời hạn và thời hiệu. Với mỗi vụ án, bảng theo dõi xác định rõ loại tội phạm (ít nghiêm trọng, nghiêm trọng, rất nghiêm trọng…) gắn với thời hiệu tương ứng theo Bộ luật Hình sự, kèm theo ngày hết thời hiệu cụ thể (ví dụ 11/9/2026). Trên cơ sở đó, các công thức Excel được thiết lập để tự động tính số ngày đã tạm đình chỉ, số ngày còn lại đến khi hết thời hiệu, cũng như ngày cần rà soát tiếp theo theo chu kỳ ba tháng một lần.
Để hỗ trợ cảnh báo trực quan, hệ thống sử dụng chức năng định dạng có điều kiện tô màu các ô liên quan đến thời hiệu và kỳ rà soát. Những vụ án đã quá hạn hoặc còn rất ít thời gian được hiển thị màu đỏ, các vụ án sắp đến hạn rà soát hoặc cận thời hiệu được hiển thị màu vàng, còn lại là màu xanh. Khi mở bảng Excel, cán bộ được phân công theo dõi, Kiểm sát viên và lãnh đạo có thể nhìn ngay được những vụ án “nguy cơ” cần ưu tiên xử lý, thay vì phải dò từng dòng như trước.
Chỉ với vài thao tác lọc và trích xuất, đơn vị có thể nắm được tổng số án tạm đình chỉ, số án có bị can bị truy nã, số án chờ kết quả giám định, số án sắp hết thời hiệu. Thông tin này là cơ sở quan trọng để đánh giá chất lượng quản lý án tạm đình chỉ, giao chỉ tiêu rà soát, và chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc kiểm tra, thanh tra, làm việc với cấp trên.
Qua một thời gian triển khai, sáng kiến đã mang lại hiệu quả thực tiễn rõ nét. Trước hết, việc kiểm soát thời hiệu điều tra và thời hạn phục hồi vụ án được siết chặt hơn rất nhiều, giảm đáng kể nguy cơ bỏ sót, để quá hạn do lỗi chủ quan. Những vụ án tồn đọng từ lâu, từng bước được rà soát có hệ thống, lựa chọn được những vụ có khả năng phục hồi, đồng thời đánh giá rõ những vụ không còn điều kiện giải quyết tiếp. Tỷ lệ nhầm lẫn, bỏ quên đầu việc trong nhóm án tạm đình chỉ giảm mạnh, áp lực ghi nhớ thủ công của Kiểm sát viên được giải tỏa.
Thứ hai, thời gian dành cho việc tổng hợp số liệu, làm báo cáo định kỳ được rút ngắn đáng kể. Nếu trước đây cần hàng giờ để kiểm tra lại sổ sách và hồ sơ giấy, thì nay chỉ trong vài phút là có thể lọc, xuất số liệu theo yêu cầu. Điều này giúp Kiểm sát viên có thêm thời gian tập trung vào việc nghiên cứu chứng cứ, đề ra yêu cầu điều tra hoặc chuẩn bị kế hoạch phục hồi các vụ án có căn cứ.
Thứ ba, việc áp dụng bảng Excel đã góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm và tính chủ động của mỗi Kiểm sát viên. Mỗi người đều nhìn thấy rõ các vụ án mình phụ trách đang ở trạng thái nào, vụ việc nào cần khẩn trương rà soát, vụ việc nào đã để chậm hoặc sắp hết thời hiệu. Đây cũng là cơ sở để lãnh đạo đơn vị đánh giá, nhắc nhở hoặc biểu dương kịp thời, tạo động lực trong quản lý án tồn nói chung và án tạm đình chỉ nói riêng.
Từ quá trình triển khai, có thể rút ra một số kinh nghiệm. Trước hết, dữ liệu đầu vào phải được chuẩn hóa ngay từ đầu: ngày tháng theo một định dạng thống nhất, tên vụ án, tội danh, lý do tạm đình chỉ được ghi rõ ràng, không gộp ô, không để trống tuỳ tiện. Dữ liệu không chuẩn sẽ làm sai công thức, giảm hiệu quả tự động hóa. Bên cạnh đó, bảng Excel chỉ thực sự có giá trị khi được cập nhật thường xuyên song hành với tiến độ điều tra, truy nã, giám định, ủy thác tư pháp của Cơ quan điều tra; vì vậy việc phối hợp thông tin giữa hai ngành là yêu cầu không thể thiếu.
Những chức năng Excel cơ bản nhưng được dùng đúng chỗ đã tạo nên một công cụ rất hữu ích, phù hợp với trình độ tin học của đa số cán bộ, Kiểm sát viên ở cơ sở. Việc tập huấn, hướng dẫn sử dụng nội bộ cũng cần ngắn gọn, tập trung vào những thao tác cốt lõi, tránh “quá tải” thông tin.
Từ kết quả bước đầu, có thể khẳng định rằng việc ứng dụng phần mềm Excel trong theo dõi án tạm đình chỉ tại Viện kiểm sát nhân dân khu vực 7 là một giải pháp khả thi, hiệu quả và xứng đáng được nghiên cứu nhân rộng. Mô hình này không chỉ áp dụng cho án tạm đình chỉ hình sự mà còn có thể phát triển sang các nhóm hồ sơ khác như án truy nã, án chờ giám định, thậm chí án tạm đình chỉ trong lĩnh vực dân sự, hành chính, kinh doanh thương mại.
Trong dài hạn, bảng Excel này có thể trở thành “bước chuyển mềm” để tiến tới xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, tích hợp sâu hơn vào hệ thống phần mềm nghiệp vụ của ngành Kiểm sát. Trên nền tảng một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả, sáng kiến góp phần hiện thực hóa yêu cầu chuyển đổi số trong ngành Kiểm sát nhân dân, đồng thời nâng cao chất lượng công tác thực hành quyền công tố, kiểm sát điều tra, bảo đảm pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất.
Nguyễn Ngọc Tú - VKSND khu vực 7 tỉnh Hưng Yên